Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä:
Loviisan Kameraseura ry – Lovisa Kameraklubb rf (jäljempänä LoKa)
Osoite: Laivanrakentajantie 18, 07910 Loviisa

Rekisteriasioista vastaava henkilö:
Heikki Arola, 040 509 8539

Lisätiedot ja oikaisupyynnöt:
sähköpostitse: loviisan.kameraseura@gmail.com

Rekisterinpitäjän toimiala:
Aatteellinen yhdistys, y-tunnus: 3039852-3

Rekisteriseloste LoKan henkilötietorekisteristä:
Kameraseura yhdistää jäsenet yhteisen harrastuksen kautta ja kehittää heidän osaamistaan. Toimintaan liittyen LoKa käsittelee henkilötietoja. LoKa on tehnyt yhdistyslain ja yhdistysrekisteriasetuksen mukaisen ilmoituksen toiminnastaan.

Toiminnassa käytettävä rekisteri:
Loviisan Kameraseura ry – Lovisa Kameraklubb rf:n jäsenrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Rekisteri koostuu LoKan ilmoittautumislomakkeella jäseneksi liittymisen yhteydessä annetuista henkilötiedoista. Henkilötietoja käytetään jäsenyyden tunnistamiseen, toiminnan kehittämiseen, yhteydenpitoon ja tiedon välittämiseen seuran ja jäsenten välillä valokuvausharrastukseen liittyen sekä erilaisten maksutietojen hallintaan ja ylläpitoon, kuten jäsen- ja kurssimaksut.

Jäsentiedottaminen tapahtuu sähköpostitse, seuran suljetussa Facebook-ryhmässä ja tapaamisissa. Tietoja saatetaan tarvita esimerkiksi kokoonnuttaessa yhteydenpitoon sekä turvallisuustarkoituksessa kuvausretkiin tai -työpajoihin liittyen.

Kuvaus rekisteriin kerättävistä tiedoista:
Rekisteriin tallennetaan seuraavat henkilötiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, jäseneksi liittymisaika, jäsenmaksutieto ja markkinointikielto. Lisäksi rekisteriin tallentuvat jäsenen osallistumistiedot erilaisiin seuran ryhmiin ja tapahtumiin.

Tietojen luovutus:
LoKa ei luovuta henkilötietoja kolmannelle osapuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa LoKan kattojärjestön Suomen Kameraseurojen Liitto ry:n (SKsL) jäsenrekisteriin. Tietoja luovutetaan vain niiltä osin kuin SKsL:n jäsenmaksun ja sen järjestämien näyttelyiden sekä koulutusten osallistumisoikeuden tarkistamista varten on tarpeellista. SKsL ry ja LoKa käyttävät samaa Flomembers-jäsenrekisteriä.

Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista:
LoKan jäsentiedot talletetaan verkossa salasanoin suojatulla yhteydellä toimivaan FloMembers-jäsenrekisteriin. Palvelu täyttää Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset.

Käytön valvonta:
Pääsy henkilötietoihin on LoKan ja SKsL:n hallituksen jäsenillä sekä näiden hallitusten valtuuttamilla henkilöillä, jotka tarvitsevat henkilötietoja näiden yhdistysten asioiden hoitamisessa. Salasana on henkilökohtainen ja pääsy jäsenrekisteriin tarkistetaan aina, kun hallituksissa henkilöt tai tehtävät vaihtuvat. Yhdistysten hallitukset ovat perehtyneet lainsäädäntöön.

Rekisteröidyn oikeudet:
LoKan jäsen saa jäseneksi liittyessään kirjautumistunnukset FloMembers-järjestelmässä oleviin omiin tietoihinsa ja voi itse oikaista tai täydentää rekisterissä olevan virheellisen tai vanhentuneen tiedon. Kun jäsen haluaa erota seurasta, voi omissa tiedoissa jättää eropyynnön ja ko. jäsenen tiedot poistetaan järjestelmästä ja palvelimelta pysyvästi.

Ratkaisevaa tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa on tiedon käyttötarkoitus jäsenen harrastukseen liittyen, esimerkiksi, että säännöllinen tiedottaminen tapahtuu vain sähköpostilla.

Tietojen luovutus EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle:
Joitakin jäsenten tietoja voidaan säilyttää seuran Google Drive -palvelussa. Henkilötietolain (523/1999) 22 §:ssä ilmaistun pääsäännön mukaan henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan, jos kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso.

Google ja FloMembers ovat osaltaan sitoutuneet tähän ja noudattavat GDPR:n vaatimuksia, kun tietoja siirretään EU:n ulkopuolelle. Lisätietoja Googlen osalta täältä.

Flo Apps Oy:n järjestelmän tietosuojasta löytyy tietoa täältä. Tarkempi tietoturvakuvaus on saatavilla pyynnöstä.n sisältö.